VERİYE DAYALI YÖNETİM
Muzaffer KARAKUŞ / Bilgisayar İşletmeni (Yönetim Hizmetleri Genel Müdürlüğü)
Veri; herhangi bir konudaki gözlem, istatistiki bilgiler, görseller, eylemler vb., ham veya kullanılacak durumda olan bilgi veya bilgiler olarak tanımlanmaktadır (Cemaloğlu, 2019a; 2019b). Bu bilgilerin nasıl elde edileceği ve hangi yollarla analiz edileceği ise araştırmacılar tarafından belirlenmektedir. Temel fonksiyon olarak veriler, bir amaç doğrultusunda girdi ve çıktıların izlenmesi ve değerlendirilmesi için önemli bir parametredir (Demir, 2009). Bunun yanında kurumsal gereksinimlerin belirlenmesinde ve organizasyon sürecinin yönetilmesinde de kullanılmaktadır. Kullanılan verilere göre kurumsal sürecin yönetilmesinde problemli alanlara müdahale ederek iyileştirme de sağlanabilmektedir. (Cemaloğlu, 2019a). Kurumsal yönetimde veriye dayalı uygulamalar ile verimlilik ve performans bakımından ileri seviyelere ulaşmak mümkündür (İhtiyaroğlu, 2019). Herhangi bir işleme tabi tutulmadan, gözlem veya ölçüm yöntemleri ile çeşitli ortamlardan elde edilen değer olarak tanımlanan veriler; yapılandırılmış/ yapılandırılmamış, güvenli, özel, açık, statik, ücretli/ ücretsiz, değişken ve büyük veri şeklinde kategorize edilebilmektedir. Yukarıda belirtilen açıklamalar doğrultusunda verilerin derlenmesi, gerektiğinde ilişkilendirilip bir enformasyon haline dönüştürülmesi ve belirli bir düzen içerisinde sistematik yöntemlerle kayıt altına alınmaları gerekmektedir. Yapılandırılmış durumdaki bu verilerin organizasyonların veri tabanlarında birikmesi ve düzenlenerek arşivlenmesi ile güçlü bir veri tabanı yönetim sistemi ihtiyacı doğmaktadır. Organizasyonlar tarafından işlenerek dijital ortamlara aktarılan veriler neticesinde bilgisayarlarda bilgi depolama ve bilgiye ulaşım hususlarında ayrıca yeni yöntemlere ve uygulamalara da gereksinim duyulmaktadır. Bu durum itibari ile kamu kurum ve kuruluşları da yazılım alanında yapılan en son gelişmeleri ve dijital uygulamaları yakından takip ederek etkili veri yönetimine sahip olmaktadır.
Teknoloji Çağında Veri Yönetimi Günümüzde veri üretimi ve yayılımı oldukça hızlı olup genellikle de dijital yöntemlerle gerçekleşmektedir. Gerçekleştirilen işler bütünden parçalara indirgenerek büyük bilgi yığınlarından en küçük bilgi parçacıklarına kadar dönüştürülmekte ve analiz açısından detaylı inceleme olanağı sağlamaktadır. Bu sebeple bilgiyi oluşturan her veri büyük önem taşımaktadır. Kaldı ki birçok araştırmacı günümüzü büyük veri çağı olarak adlandırmakta ve veriye dayalı yönetimin kaçınılmaz olduğunu belirtmektedir. Bu sebeple birçok organizasyon karar verme sürecini verilere dayalı olarak yapmaktadır. Dijital çağın yakın takipçisi olan organizasyonlar her zamankinden daha fazla veriye erişebilmekte, veriyi benzeri görülmemiş oranlarda üretmekte ve istatistiksel alanda analiz ederek uzman personel tarafından organizasyonlarda verimlilik artışı için kullanmaktadırlar. Bu anlamda, veri yönetimi elde edilen büyük miktarda veriyi depolamak ve anlamlı hale getirmek açısından büyük önem arz etmektedir. Veri ve veriye dayalı yönetim günümüzde son derece popüler bir kavram haline gelirken iktisadi ve idari alanda yeni bir devrin başlangıcı olarak da kabul edilmektedir. Verilerin etkili yönetimiyle de işletmeler veya kamu kurum ve kuruluşları zaman ve kaynak kavramlarını en verimli haliyle kullanabilmektedirler. Kurumların alt yapısında veri toplamak ve saklamak son derece kolay görünse de bunu doğru ve etkili bir şekilde yapabilmek uzmanlık gerektirmektedir. Temel amaç, veri analiziyle doğru karar verme yeteneğini geliştirmekle birlikte mevcut koşullar içinde verimliliği artırmaktır. Büyük miktarda veri işleyen organizasyonların veri yönetimini iş akış süreçlerine dahil etmesiyle bilgi yönetiminde profesyonel ve sürdürülebilir bir faaliyet mekanizması devreye girmektedir. Veri yönetimi politikası, kurum genelinde birden fazla paydaş arasında rol ve sorumlulukları belirlerken prosedürler ile verilerin dahil olduğu tüm operasyonlara entegre edilmesini sağlamaktadır. Sonuç olarak, iyi veri yönetimi günlük iş akışlarında standart bir uygulama ve etkili bir kurum kültürü oluşturmaktadır. Stratejilerini kurum ve kuruluşların hammaddesi olan veriye odaklayamayan organizasyonlar konumu ve sınırı bilinmeyen topraklar gibidir. Kendilerini yeri geldiğinde uçsuz ve bucaksız yeri geldiğinde de dar alanda sıkışmış zannederler. Bu yüzdendir ki veri yönetimi bir kurum veya kuruluş için anlık değerlendirmeden tutunda geleceğinin planlanmasına kadar kurumsal vizyon sağlamaktadır. Kamu Kurumlarında Veri İşleme Yöntemleri ve Uygulamaları Veri işleme, tamamen veya kısmen otomatik yollarla veya herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla verilerin ilk defa elde edilmesinden başlayarak veriler üzerinde gerçekleştirilen tüm işlem sürecini ifade etmektedir. Bu işlemler toplama, kaydetme, paylaşma, depolama, okuma, değiştirme, açıklama ve imha etme gibi birçok alandan oluşmaktadır. Bir sonraki aşamada ise veriler amaca uygun olarak dönüştürülmektedir. Dönüştürülecek veriler aynı zamanda işlemin girdisi olup, bunlar metin dosyası, excel dosyası, veritabanı, resimler, ses dosyaları, video klipler, GPRS verileri vb. gibi farklı kaynaklardan gelen bilgilerdir. Bu gelen bilgiler bir platformda toplanır ve sonrasında amaca uygun olarak analiz edilir. Bu konuda literatürde yaygın olarak bulunan veri işleme araçları Hadoop, Storm, HPCC, Qubole, Statwing ve CouchDB örnek gösterilebilir. Kurum veya kuruluşlar tarafından oluşturulan veya toplanan verilerin depolanması, işlenmesi, ayıklanması, düzenlenmesi ve kullanılabilir hale getirilmesi sürecinin ardından etkili veri yönetimi ile kurumsal yöneticiler, işletme yöneticileri veya son kullanıcılar operasyonel karar alma, stratejik planlama ve analitik bilgi ve raporlama gibi konularda yetkinlik sahibi olabilmektedirler. Veri yönetimi süreci, toplu olarak kurumsal sistemlerdeki verilerin doğru, kullanılabilir ve erişilebilir olmasını sağlamayı amaçlayan farklı işlevlerin bir kombinasyonunu içermektedir. Bu kapsamda ülkemizde de birçok kamu kuruluşu veriye dayalı yönetim metodunu benimsemektedir. Bu sebeple envanter çalışmaları ve saha araştırmaları oldukça yoğundur. Bunların başında ise eğitim sektörü gelmektedir. Eğitimde veriye dayalı yönetim konusunda birçok araştırma ve uygulama bulunmaktadır. Yine benzer şekilde sağlık, ticaret, çevre ve sosyal konularda da kamu kurum ve kuruluşları veri merkezi oluşturmakta ve bu verileri karar verme süreçlerinde kullanmaktadır. Bilindiği üzere “1 sayılı Cumhurbaşkanlığı Teşkilatı hakkında Cumhurbaşkanlığı Kararnamesinin 395/B maddesinin (f) fıkrasında Yönetim Hizmetleri Genel Müdürlüğüne; taşra teşkilatının görev ve faaliyetlerine ilişkin verileri toplamak, raporlamak ve ilgili hizmet birimlerince değerlendirilmesini sağlamak, taşra teşkilatının bütçesi ile ilgili iş ve işlemleri hakkında ilgili hizmet birimleri ile koordineli çalışmak” görevi tanımlanmıştır. Bu görev tanımı doğrultusunda 81 ilin sanayi ve teknoloji alanında sahip olduğu kaynak ve imkânlarının tespit edilmesi, yerel potansiyelin ortaya çıkarılması, ulusal ve uluslararası alanda illerin rekabetçi üstünlüklerinin tanıtılması gerekmektedir. Bu sebeple Taşra Teşkilatı Genel Müdür Yardımcılığı illerdeki her faaliyetin verilerini toplamakta ve bu verileri kullanılabilir hale getirmektedir. Bakanlığımız politikası gereğince yapılan iş ve işlemlerin sürdürülebilir ve etkili yapılabilmesi amacı ile İl Sanayi ve Teknoloji Müdürlüklerinde yapılan her iş ve işleme ait verinin karar verme sürecinde bilgiye dönüşmesi gerekmektedir. Çünkü her veri aynı zamanda illerin faaliyetlerinde performans göstergesi olarak da kullanılacaktır. Bu sistem ile illerin faaliyetlerinin izleme ve değerlendirmesi daha etkili yapılabilecektir.
Sonuç Bilgi tabanlı bir ekonomide, kamu kurum ve kuruluşları ile sanayi sektörü arasındaki ilişki, yeniliğin ve ekonomik gelişmenin temel unsurudur. Bu çerçevede kamunun etkin mevzuat ve politikaları ile Taşra Teşkilatı Genel Müdür Yardımcılığı koordinasyonu altında 81 il müdürlüğü kamu ile sanayi sektörü arasında iş birliklerini kolaylaştırma ve geliştirme konusunda önemli bir misyon üstlenmektedir. Yönetim Hizmetleri Genel Müdürlüğü uhdesinde yürütülen bu önemli görevi icra etmek adına il müdürlüklerine çok önemli görevler düşmektedir. İl müdürlükleri merkez yönetimin direktifleri doğrultusunda sahada uygulamaları aktif olarak yapmakta ve Bakanlığımızın ilgili genel müdürlüklerine, elde ettikleri verileri belirli formatlar çerçevesinde iletmektedirler. Taşra Teşkilatını ilgilendiren konuların başında aylık, üç aylık, altı aylık ve yıllık periyotlarda genel müdürlüklere iletilmesi gerekli rutin verilerin yanı sıra İl Çalışma Planı ve Sanayi ve Teknoloji İşbirliği Kurulu (SANTEK) gibi geniş kapsamlı çalışmalar gelmektedir. Ayrıca belirli periyotlarda Genel Müdürlük tarafından geri bildirim sağlamak amacıyla yapılan anket çalışmaları ile de veri akışı oluşmakta ve işlenebilmesi amacıyla arşivlenmektedir. Bu uygulamalar neticesinde sahadan çok büyük miktarda veri toplayan il müdürlükleri bu verilerin anlamlı ve kullanılabilir olmasını sağlamak için merkez birimlere bilgi akışı sağlamaktadır. Bu sebeple yapılan her iş ve işleme ait verilerin elde edilmesi, iletilmesi ve depolanması Taşra Teşkilatı Genel Müdür Yardımcılığının izleme ve koordinasyon birimi için oldukça önemlidir. Yönetim Hizmetleri Genel Müdürlüğü koordinasyonunda oluşturulan Taşra Teşkilatı Yönetim Sistemi (TAYS) uygulamasının geliştirilmesi ve uygulamaya konulması ile verilerin kaynağından doğru, zamanında ve hızlı elde edilmesi mümkün hale gelmiş ve ayrıca bu verilerin depolanarak işlenebilir bilgiler haline dönüştürülmesi sağlanmıştır. Kullanılan sistem sayesinde verilerin işlenerek analiz edilmesinin yanı sıra karar verme süreçlerinde de kolaylık sağlanabilmektedir. Veriye dayalı yönetimin etkin bir örneğinin sunulduğu bu sistemin hayata geçmesi ile kamu kaynaklarının etkin olarak kullanılabilmesinin yanında Bakanlığımıza ait kamu hizmetlerinin ve politikalarının geliştirilmesi ve iyileştirmesi hedeflenmektedir. Aynı zamanda Taşra Teşkilatı tarafından uygulanan İl Sanayi ve Teknoloji Çalışma Planı açısından performanslarının ölçülmesine ve karşılaştırılmasına çok büyük ihtiyaç olduğu bu dönemde kullanılan en etkili metotlardan biri olarak yerini almış bulunmaktadır. Kamu kurum ve kuruluşlarında veriye dayalı yönetim uygulamaları ve geliştirilen dijital uygulamalar sayesinde hem kurumsal yapı sürdürülebilir hale gelecek hem de vatandaşlar daha iyi kamu hizmeti almış olacaktır.
Kaynakça: Demir, K. (2009). İlköğretim okullarında verilere dayalı karar verme. Kuram ve Uygulamada Eğitim Yönetimi, 15(59), 367- 397. Cemaloğlu, N. (2019a). Veriye Dayalı Yönetim. N. Cemaloğlu (Edt.). Ankara: Pegem Akademi Yayıncılık. Cemaloğlu, N. (2019b). Yönetimin Pin Kodu. Ankara: Pegem Akademi Yayıncılık. İhtiyaroğlu, N. (2019). Veriye Dayalı Karar Verme Uygulamaları. N. Cemaloğlu (Edt.), Veriye Dayalı Yönetim içinde (ss. 139- 165). Ankara: Pegem Akademi Yayıncılık